Dokumente: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 13. August 2018, 13:39 Uhr

Die Dokumentdatenbank

In die Dokumentendatenbank können Sie Dokumente hochladen und dann auf Ihren Internetseiten den Besuchern zum Download zur Verfügung stellen. Als Format empfehlen wir Ihnen PDF-Dokumente in die Datenbank zu laden, da PDF noch immer das plattform-unabhängige Standardformat für diesen Zweck ist. Die meisten Internet-Nutzer können PDF-Dokumente öffnen. Bei anderen Dokumentenformaten ist das nicht der Fall. Dennoch können Sie im Bedarfsfall Dokumente auch in anderen gängigen Formaten wie .doc, .ppt, usw. hochladen. Die Programmierer des GCMS können bei Bedarf aber auch noch weitere Formate für Sie freischalten.

Die Verwaltung der Dokumente ist in Teilen identisch mit der Verwaltung von Bildern in der Bilddatenbank

Wenn Sie Dokumente in die Datenbank laden möchten, gehen Sie in der Menüleiste des GCMS in der linken Spalte oben unter der Überschrift „Inhalte“ auf „Dokumente“ und klicken Sie dann.  Über diesen Klick gelangen sie in die Dokumentdatenbank. Oben unter der Überschrift "Dokumentdatenbank" sehen Sie die Menüleiste. Hier können Sie Dokumente hochladen, Dokumente, die bereits in der Datenbank sind, suchen und bearbeiten.

Die Dokumentdatenbank

In der mit der roten 1 markierten Eingabezeile können Sie nach dem Namen eines Dokumentes suchen. Rechts daneben können Sie den Benutzer, der das Bild eingestellt hat, angeben. So können Sie filtern, wessen Dokumente Sie sehen wollen. Klicken Sie rechts daneben auf „Daten absenden“, um die Suche zu starten.

In der mit der roten 2 markierten Eingabezeile können Sie die ID eines Dokumentes eintragen und es dann, wenn Sie den Buttton "bearbeiten" klicken, direkt bearbeiten.

Wenn Sie den mit der roten 3 markierten Link "Dokument hinzufügen" (dritte Eingabereihe von unten) klicken, können Sie ein Dokument in die Datenbank laden.

Farbig unterlegt werden Ihnen Ihre zuletzt hochgeladenen Dokumente in der Liste angezeigt, die mit der roten 4 markiert ist. Angezeigt werden die Dokument-ID, der Titel des Dokumentes, Name und Größe der Datei, Optionen zur schnellen Bearbeitung und ob das Bild blockiert ist oder nicht.

Ein Dokument in die Datenbank laden

Ein Dokument hinzufügen

Wenn Sie ein Dokument hochladen wollen, klicken Sie auf „Dokument hinzufügen“. Es öffnet sich nun ein neues Fenster.

1. In der mit der roten 1 markierten Zeile, müssen sie -weil es ein Pflichtfeld ist- den Titel des Dokuments eintragen. In dem Textfeld darunter, das die rote 1 gerade so touchiert, können Sie (optional) eine Beschreibung hinterlegen, damit sich das Dokument in der Datenbank leichter finden lässt.

2. Um Ihre Dokument hochzuladen, klicken Sie auf „Durchsuchen“ und wählen Sie Ihr Dokument da aus, wo Sie es lokal gespeichert haben, markieren Sie es und klicken Sie dann auf unten auf "Öffnen".

3. Unter „Abgesicherter Bereich“, mit der roten 3 im Screenshot markiert, können Sie Ihr Dokument einem abgesicherten Bereich, heißt, einem Passwort geschützen Bereich zuweisen. Mit dem Effekt, dass ein Fensterchen aufpoppt, in das die Besucher der Internetseite einen Nutzernamen und ein Passwort eintragen müssen, um das Dokument zu öffnen können, wenn Sie auf das Dokument klicken, dem sie zuvor einen abgesicherten, Passwort geschützten Bereich zugewiesen haben. Wählen Sie anschließend „freigeben“ aus (im Screenshot mit der roten 4 markiert), um das Dokument nutzen zu können. Klicken Sie abschließend auf „Ok“ (mit der roten 5 markiert), um das Dokument in der Datenbank abzuspeichern. Wenn Sie vor dem Abspeichern mit "Ok" nicht auf den Radiobutton "freigeben" klicken, wird das Dokument mit der Voreinstellung "noch nicht freigeben" gespeichert. Das Dokument ist dann zwar schon in der Datenbank gespeichert, aber Sie können es nicht nutzen.

Dokumentenlink - Erweiterte Angaben

Dokument auf einer Seite einfügen

Um ein Dokument auf einer Seite einzufügen, müssen Sie mit dem Cursor auf die Seite gehen, auf der Sie das Dokument zum Download anbieten möchten (im Screenshot ist es „Neue Seite (GCMS-Text)“) und mit der rechten Maustaste klicken. In der Liste mit Begriffen, die Sie dann sehen, gehen Sie erneut auf „Neues Unterelement“, woraufhin sich die Liste mit Begriffen rechts daneben öffnet. Dort gehen Sie mit dem Cursor auf „Dokument“ und klicken mit der linken Maustaste, sodass sich die Eingabemaske zur Verlinkung eines Dokuments öffnet. In der nun schon bekannten Eingabezeile „Bezeichnung“ tragen Sie die Bezeichnung für das Dokument ein. Im Screenshot haben wir das Dokument xyz genannt .

Danach klicken wir auf den Reiter „Erweiterte Angaben“ und tragen in der Template-Zeile oben in der Eingabe-Zeile „Parameter“ die Id des Dokumentes aus der Datenbank ein ( mit dem roten Kästchen 1 markiert). Wenn Sie jetzt noch bei Status „Aktiv“ anklicken (mit dem roten Kästchen 2 markiert) und speichern, haben Sie Ihr Dokument verlinkt.

Videotutorial zu den Themen "Bilder" und "Dokumente"

Zusätzlich zu den Erläuterungen im Vorangegangenen ist das folgende Videotutorial zum Thema Dokumente sehr hilfreich. Auch das Thema "Bilder" wird darin behandelt. Dabei ist zu beachten, dass nicht mehr alle Angaben aktuell sind. Z.B. gibt es neue Vorgaben für die Bilder, die schon aktiv sind. Infos zu den Vorgaben können Sie der Seite Bilddatenbank unter der Überschrift "Vorgaben an die Bilder" entnehmen. Das im Hilfsvideo gezeigte GCMS-Design ist das alte, die Funktionen und Erläuterungen gelten aber auch im neuen Design.

 Dokumente im neuen Medienmanagement (noch nicht implementiert!!)

Die nacholgende Version des Medienmanagments, mit dem Sie auch Ihre Dokumente bearbeiten können, ist bisher noch nicht online.

Das im Hilfsvideo gezeigte GCMS Design ist das alte, die Funktionen und Erläuterungen gelten aber auch im neuen Design.

Neues Dokument hochladen

Nachdem Sie auf "Operationen" und anschließend auf "Neue Dokumente hochladen" geklickt haben, können Sie über das sich öffnende Verzeichnis die gewünschte Datei auswählen.

Screenshot - Dokumentupload

1. Hier sehen Sie den Dateinamen der hochgeladenen Datei.
2. Es ist möglich zu der Datei parallel eine englische Version bereit zu stellen. Sie können dann unabhängig von der verwendeten Sprache die gleiche ID verwenden, um auf ein Dokument zu verlinken. Die Homepage stellt dem Nutzer dann automatisch die richtige sprachliche Version zur Verfügung.
3. Das System übernimmt automatisch den Dateinamen als Titel. Wenn dies nicht gewünscht ist, können Sie hier noch Änderungen vornehmen.
4. In der Beschreibung können Sie für sich einmal notieren, wozu die Datei verwendet wird und evtl. auch auf welchen Seiten. Dies erleichtert später nachzuvollziehen, wozu die Datei dient. Die Beschreibung ist für den Nutzer der Hompage nicht einsehbar.

Durch einen Klick auf "Speichern" wird das Dokument der Medienverwaltung hinzugefügt.

Das Copyright

Sie dürfen nur Dokumente in die Dokumentendatenbank laden, die Ihnen gehören oder Dokumente, für die Sie eine explizite schriftliche Genehmigung haben, dass Sie sie benutzen dürfen. Es werden zunehmends Rechtsanwaltskanzleien engagiert, um gezielt das Internet nach ungenehmigten Dokumenten zu durchsuchen. Dies ist durch moderne Softwareprogramme unproblematisch möglich. Mehrfach bereits wurden leider Nutzer des GCMS abgemahnt und mussten Beträge oberhalb von 1.000 Euro zahlen.

Neues Dokument

Informationen zu dem Dokument

Durch einen Linksklick auf das Dokument öffnet sich das rechts dargestellte Fenster.

1. Hier können Sie die für die Nutzung des Dokuments notwendige ID ablesen.
2. Es ist jederzeit möglich aktualisierte Versionen des Dokuments hochzuladen. Hierdurch wird das Dokument bei allen verwendeten Seiten automatisch geändert, ohne dass Sie per Hand jede Seite suchen müssen und dort manuell die ID ändern müssen. Wichtig ist dabei, dass sich der Titel der Seite im System natürlich nicht ändert. Dieser wird manuell bei der Seite eingegeben und ist unabhängig von dem Titel der Datei.

Dokumente im GCMS einfügen

Beispiel - Wortberge

Um die neu hochgeladenen Dokumente im GCMS zu verwenden, gibt es verschiedene Möglichkeiten.

GCMS

Das Design der Universität ist so ausgelegt, dass die Dokumente in der rechten Spalte aufgelistet sind und dort zum Download bereit stehen. Dazu muss ein neues Unterelement für die gewünschte Seite angelegt werden. Dies bedeutet, dass wenn Sie ein Dokument auf der rechten Seite (rot markierter Bereich) anlegen wollen, ein neues Unterelement der Seite Hinter den Wortbergen anlegen müssen.

(Rechtsklick auf die Seite "Hinter den Wortbergen" - "Neues Unterelement" - "Dokument"

1. Es ist auch möglich im Nachhinen über das Template den Seitentyp auf "Dokument" zu ändern oder von diesem Weg zu einem anderen.
2. Bei diesem Kasten geben Sie die ID ihrer hochgeladenen Datei ein.
3. Sie sollten nicht vergessen die Seite auf "Aktiv" zu setzen, wenn die Datei im Front-End einsehbar sein soll.

Videotutorial